Tilannehuone pitää koko projektin ajan tasalla

Länsimetron toisessa vaiheessa projektin johdon työkaluna on tilannehuone, joka tuottaa jatkuvasti reaaliaikaista tietoa hankkeen aikataulusta ja kustannuksista. Tavoitteena on myös selkeyttää viestintää kaikkien projektin osapuolten välillä.  

Länsimetron big roomissa koko projektin tilannekuvaa seurataan jatkuvasti päivittyviltä, digitaalisilta näytöiltä. Kyse on tilannehuoneesta, joka on ollut projektissa käytössä keväästä 2018 alkaen.

”Tavoitteenamme on, että täällä oleva tieto on oikeaa, reaaliaikaista sekä riittävän yksiselitteistä, jotta ongelmatilanteisiin voidaan tarttua heti. Tukeaksemme Länsimetron toisen vaiheen budjettiin ja aikatauluun liittyviä toteutustavoitteita meidän oli luotava uusi tapa johtaa projektia ja toisaalta ajatella projektinhallintaa”, sanoo Länsimetron tilannekeskuspäällikkö Timo Heiskanen.

Seitsemän osaprojektin – viiden metroaseman, varikon ja ratalinjan – edistymistä seurataan koko rakentamisen kaaren ajalta suunnittelusta, hankinnasta ja luvituksesta aina toteutukseen. Paitsi aikataulua, tilannehuoneessa seurataan liikennevaloin myös hankkeen kustannuksia, riskejä, laatuasioita, yhteistyön sujuvuutta ja työturvallisuutta.

”Näistä osatekijöistä koostuu onnistunut projekti ”, Heiskanen sanoo.

Tilannehuoneen data on projektijohdon käytettävissä ajantasaista johtamista ja reagointia varten.

”Projektijohto kokoontuu tilannehuoneeseen säännöllisesti käymään läpi kasvokkain jokaisen osa-alueen tilanteen. Näin varmistetaan yhteinen ymmärrys ja voidaan myös päättää korjaavista toimenpiteistä, jos tarvetta on”, kertoo Matinkylä-Kivenlahti – hankkeen projektijohtaja Jaakko Naamanka.

Jo yhden länsimetron aseman rakentaminen vastaa yhden suuren kauppakeskuksen rakentamista maan alle. Tämän kokoluokan projektissa on mukana erilaisia toimijoita, joiden kaikkien on pysyttävä samassa aikataulussa ja puhallettava yhteen hiileen – kokonaisuus koostuu mm. rakennuttajasta, suunnittelijoista, laitetoimittajista, urakoitsijoista ja viranomaisista.

”Jokainen toimija vastaa omasta osastaan ja kaiken lähtökohtana on, että aikataulusta ei lipsuta. Minun työnäni on tehdä aikataulutuksesta kaikille mahdollisimman selkeä”, sanoo Heiskanen.

Tilannehuone tai tilannekuva eivät tarkoita ainoastaan monitoreja seinällä – ne ovat myös osa toimintatapaa, kokonaisvaltaisia prosesseja ja johtamiskulttuuria.

”Tilannehuoneen tarkoitus on ensisijaisesti viestiä tilanne eri osapuolille. Isoissa hankkeissa viestinnän merkitys korostuu. Yhteiseen maaliin pelatessa jokaisen toimijan tulee tietää oman työnsä vaikutus kokonaisuuteen. Nykyistä mallia kehitettäessä olemme pyrkineet mahdollisimman selkeään viestintään kompleksisen teknisen aineiston pohjalta”, Heiskanen sanoo.

Länsimetron tilannehuoneessa koko projektin tilanne heijastuu digitaalisille näytöille. Kuvassa tilannekeskuspäällikkö Timo Heiskanen (etualalla) ja tilannekeskusinsinööri Joonatan Piela. Kuva: Timo Kauppila, INDAV