I den andra fasen av Västmetron utnyttjar projektledningen ett situationsrum som producerar fortlöpande information i realtid om projektets tidsplan och kostnader. Syftet är även att förtydliga kommunikationen mellan projektets samtliga parter.
I Västmetrons big room följs hela projektets situationsbild på digitala skärmar som uppdateras kontinuerligt. Det är fråga om ett situationsrum som använts av projektet sedan våren 2018.
“Vårt mål är att uppgifterna i situationsrummet ska vara korrekta, i realtid samt tillräckligt entydiga så att man omedelbart kan ingripa vid problemsituationer. För att stöda målen angående utfallet av budgeten och tidsplanen i Västmetrons andra fas var vi tvungna att skapa ett nytt sätt att leda projektet och å andra sidan tänka på projektstyrningen”, säger chefen för Västmetrons situationsrum Timo Heiskanen.
Framstegen för de sju delprojekten – de fem metrostationerna, depån och banlinjen – följs upp under hela byggnadsskedet allt från planering, anskaffning och tillstånd till förverkligande. Förutom tidsplanen följer man med hjälp av trafikljus även projektkostnader, risker, kvalitetsfrågor, samarbetets smidighet samt arbetssäkerhet.
“Dessa element skapar ett framgångsrikt projekt”, säger Heiskanen.
Projektledningen kan utnyttja situationsrummets data för en tidsenlig ledning och för att reagera på olika situationer.
”Projektledningen möts regelbundet i situationsrummet för att gå igenom varje delområde. Detta säkerställer en gemensam synpunkt och beslut om korrigerande åtgärder kan fattas vid behov”, säger Mattby-Stensvik-projektets projektledare Jaakko Naamanka.
Att bygga en västmetrostation motsvarar byggandet av ett stort underjordiskt affärscentrum. I ett projekt av den här storleken deltar olika aktörer som alla ska hålla samma tidtabell och arbeta för samma mål. Helheten består bl.a. av byggherren, planerare, leverantörer av utrustning, entreprenörer och myndigheter.
“Varje aktör ansvarar för sitt eget delområde och utgångspunkten för all verksamhet är att man inte avviker från tidsplanen. Mitt arbete är att göra tidsplaneringen så tydlig som möjligt för alla”, säger Heiskanen.
Ett situationsrum eller en situationsbild innebär inte enbart monitorer på väggen – de utgör även en del av verksamhetssättet, helhetsprocesserna och ledarskapskulturen.
”Syftet med situationsrummet är i första hand att förmedla situationen till de olika parterna. Vikten av kommunikation betonas i stora projekt. När man verkar mot ett gemensamt mål bör varje spelare veta hur det egna arbetet påverkar helheten. I utvecklingen av den nuvarande modellen har vi försökt att kommunicera så tydligt som möjligt utgående från det komplexa tekniska materialet”, säger Heiskanen.
