Över en halv miljon dokument och närmare tusen användare – om man lade A4-pappersarken i västmetrons informationsportal efter varandra skulle de nå från Helsingfors till Rovaniemi.
Vid ett megaprojekt är informationshantering eller hantering av informationen i informationshanteringen i nyckelställning, säger Ulla Valtonen, direktör för livscykel- och riskhantering för Västmetron.
”Informationshantering kan vara intressant, lätt, utmanande eller omöjligt – beroende på vilken form hanteringen tar. Det finns fortfarande många pappersarkiv eller separata elektroniska system”, säger hon.
Valtonen ville lösa informationshanteringen för västmetron på ett annat sätt. Hon har tillsammans med projektingenjör Timo Mankki utarbetat en informationsportal för västmetroprojektet som samlar all informationshantering under projektets livscykel. Ansvarig för det tekniska förverkligandet är Viasys VCD Oy.
”Vår utgångspunkt var att informationshanteringen måste vara enkel och i första hand tjäna underhållet av metron. Informationsinnehållet måste kunna uppdateras och vara pålitligt och ingen information får försvinna i något skede av livscykeln. Informationen omfattar alla delar av metron: banans strukturer, stationerna, schakten, arbetstunnlarna och de tekniska systemen”, säger Valtonen.
Unikt system
Utarbetandet av informationsportalen inleddes år 2010. Resultatet är ett unikt system som inte finns någon annanstans.
”Då vi började utarbeta portalen saknades ett system som innehöll all den information vi behövde, från bergsteknik till banteknik, för att inte tala om den omfattande maskinparken för de tekniska systemen. Vår utgångspunkt vid utvecklingen av portalen var att systemet senare skulle kunna användas även för andra användningsändamål, kanske till och med i bästa fall som en servicebok för exempelvis en isbrytare”, säger Valtonen.
Informationsportalen användes första gången inom produktionen 1.9.2017 då Gräsviken–Mattby-delen av västmetron stod klar. Portalen kan anses vara helt klar då metrons andra skede till Stenvik slutförs.
Informationsportalen bistår vid användning
Informationsportalen samlar all information om västmetron: planer, granskning och godkännande av planer, tillsyn av överensstämmelse med bestämmelser hos byggprodukter och material samt anvisningar för användning och underhåll, övervakning av entreprenadernas framskridande och arbetsprestationer och konstaterande av övervakning av ibruktagning och mottagande med kontrolldokument.
Framför allt har informationsportalen utarbetats för underhållet av metron.
”Det viktigaste är själva användningstiden. Planeringen och byggarbetet tar ungefär tio år i anspråk medan den elektroniska servicebokens livscykel är tio gånger längre, lika lång som för själva metron”, säger Valtonen.
Informationen sorteras redan från början utgående från service och underhåll. Den kan senare hittas i portalen med geografisk information – sökkriterier som kan användas är t.ex. station, stolpe, rum, våning eller t.o.m. en enskild maskin.
Serviceinformation samlas även in under användningen. Ägarna av infrastrukturen för västmetron får rapporter ur serviceboken om förverkligandet av service och underhåll i praktiken. Med systemet tryggas alltså även passagerartryggheten.
”Serviceboken innehåller information om bl.a. själva fastigheterna och de tekniska systemen, såsom VVS-system och överbyggnader; strömskenor, spår och säkerhetsanordningar”, säger Valtonen.
Var som helst, när som helst
Användarvänlighet har tagits i beaktande vid utformningen av informationsportalen: det enda som krävs är internetuppkoppling och portalen kan användas på bordsdator, surfplatta och smarttelefon. Riktig information ska vara tillgänglig genast vid serviceobjektet och kvittering av en serviceåtgärd eller tillägg av en ny åtgärd kan göras genast på plats och ställe.
”Alla åtgärder ska förses med en individuell namn- och tidsstämpel. Informationen ska beskriva de åtgärder som genomförts i praktiken”, säger Valtonen.
Portalen och serviceboken används via användargränssnitt som är skräddarsytt enligt arbetsroll. Flera olika samarbetsinstanser kan ta del av informationen.
”Såväl västmetrons planerare och entreprenörer som stadens tillsynsmyndigheter och exempelvis räddningsverk har tillgång till informationsportalen. De har alla tillgång till den information som berör dem själva oberoende av var de befinner sig, det enda som krävs är en fungerande internetuppkoppling”, säger Valtonen.